Curso Evaluación y Gestión Ambiental

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Seguimiento y Medición de la Gestión Ambiental

11.1 Seguimiento y medición

 

Con este tema comienza una nueva fase del ciclo de mejora continua, ya que hasta ahora hemos planificado las acciones a tomar dentro del Sistema de Gestión Ambiental.

 

Posteriormente hemos actuado en base a esas acciones planificadas y ahora es el momento de realizar el control sobre lo ejecutado para encontrar posibles desviaciones y poder corregir dichas desviaciones.

 

Seguimiento y Medición

 

En su requisito 4.5.1. la norma pide:

 

Hacer el seguimiento y medir las características fundamentales de las operaciones y actividades que pueden tener un impacto significativo sobre el Medio Ambiente.


especifica en qué puntos debemos realizar el seguimiento y la medición.

El seguimiento y medición implican que la organización debe decidir, según las características claves de sus procesos y actividades y aquellas que le proporcionan la información más útil, dónde va a concentrar sus recursos (qué se va a medir, dónde y cuándo y los métodos a utilizar).

 

En cuanto al requisito de calibración o verificación, la norma nos exige que aseguremos que las inspecciones que se realizan con los equipos proporcionan unos resultados fiables.

 

Para ello debemos realizar el mantenimiento de los equipos y calibrarlos o verificarlos para asegurar que miden correctamente.

 

Estas operaciones pueden ser realizadas por entidades externas a la organización o realizarse internamente.

 

En ambos casos es necesario conservar los registros que evidencien que se han llevado a cabo.

 

11.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

 

La Norma ISO 14001:2004, introduce una nueva cláusula relativa a la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.


Tenemos que recordar, que la organización, en su Política Ambiental, ha asumido el compromiso de cumplir los requisitos legales y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales.

 

Es necesario establecer un procedimiento para verificar este cumplimiento y registrar el resultado obtenido.

 

La organización debe establecer un sistema que se ajuste a su tamaño, las actividades que realiza y su complejidad, el resultado de las evaluaciones previas o las características específicas de los requisitos que debe cumplir.

 

Las evaluaciones se pueden llevar a cabo mediante:

 

  • Auditorías 

 

  • Revisiónde los documentos y registros 

 

  • Inspecciónde las instalaciones.

 

  • Entrevistascon el personal.

 

  • Realización de análisis y ensayos.

 

Es requisito de norma mantener registro del resultado de las revisiones.

 

11.3 No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva

 

Una de las herramientas más importantes con las que cuenta el Sistema de Gestión Ambiental para la mejora continua, es la detección y corrección de no conformidades, con el establecimiento correspondiente de las acciones correctivas y preventivas.

 

Por ello en puntos anteriores la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar las acciones correctivas y/o preventivas.

 

No Conformidad

La No Conformidad es el incumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria).  Los requisitos se recogen en nuestro Sistema de Gestión Ambiental. Debemos distinguir entre no conformidades reales y potenciales, lo que condicionará el establecimiento de una acción correctiva o preventiva respectivamente.

 

Como ejemplos de No Conformidades reales, pueden darse: Falta de competencia en los trabajadores, inexistencia de un procedimiento documentado para el control de los requisitos legales, etc.


Como ejemplo de No Conformidades potencialesIncapacidad técnica actual de una empresa para cumplir una directiva de próxima aplicación, escasa planificación en la gestión de residuos generados, etc.


Las No Conformidades pueden clasificarse según varios criterios:


Según su Gravedad

 

  • No Conformidades Mayores: Aquellas que, por su importancia, gravedad o riesgo, ponen en duda la eficacia del SGA .

 

  • Ejemplo 1: No existe evidencia de haberse realizado la Revisión por la Dirección.

 

  • Ejemplo 2: No existe procedimiento documentadopara la identificación y actualización de la legislación vigente.

 

  • No Conformidades Menores: Aquellas que aún incumpliendo algún requisito, no implican una duda en la eficacia del sistema de gestión.

 

  • Ejemplo 1:En la política de calidad falta el compromiso de prevención de la contaminación.

 

  • Ejemplo 2:Existen un total de X trabajadores de los Y totales,  que no han recibido la formación adecuada en contra de la cláusula 4.4.2 de la Norma ISO 14001.

 

Según a qué Afecten (menos utilizada)

 

  • No Conformidades de producto. Aquellas detectadas en el producto o el servicio que se presta.

 

  • Ejemplo 1:Uno de los usos previstos del producto puede implicar la generación de un residuo que no estaba contemplado en los aspectos medioambientales.

 

  • Ejemplo 2: No existe separación de productos en la recuperación del hotel tal y como recoge el procedimiento P-X.

 

  • No Conformidades de proceso. Aquellas que se detectan durante el proceso o el control operacional.

 

  • Ejemplo 1: Durante el proceso de producción se generan emisionesque no han sido contempladas como impactos medioambientales.

 

  • Ejemplo 2:No existe evidencia de recogida de residuos por gestor autorizado.

 

  • No Conformidades de sistema. Aquellas que se producen cuando se incumple un requisito propio del SGA.

 

  • Ejemplo 1:La auditoría exigida por la norma no se realiza por personal competente.

 

  • Ejemplo 2:No se encuentran documentados los objetivos y metas medioambientales.

 

Cualquiera dentro de la organización puede detectar que se está produciendo una no conformidad. Lo que nos pide la norma es que establezcamos un sistema para detectar, recoger y dar tratamiento a esas no conformidades en un procedimiento.

La Norma exige que se defina quién es el responsable del control e investigación de las causas de las no conformidades. De esta manera el responsable debe asegurarse que las causas que han producido la no conformidad se han eliminado o controlado, de manera que no vuelva a producirse la no conformidad.

 

Para ello, se establecerán las acciones inmediatas necesarias para remediar la no conformidad y en algunos casos, será necesario abrir las correspondientes acciones correctivas o preventivas.


Al final de este tema, se muestra un ejemplo de informe de no conformidad y acción correctora/ preventiva.

 

Acciones Correctoras y Preventivas

 

Acción Curativa o Inmediata. Aquella que sin eliminar las causas, minimiza o suprime los efectos de la No Conformidad.


Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable.

 

Acción Preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.


Una vez detectada la No Conformidad, es necesario proceder a eliminar las causas que la produjeron. Para ello se analiza las posibles soluciones y se escoge la más viable. Elegida la posible solución, se debe marcar un plazo de implantación o puesta en marcha en el cual se procederá, tanto a implantar la solución, como a comprobar si es eficaz.

 

En este sentido, la norma no especifica cuáles el plazo que debemos establecer.

 

Si la No Conformidad es grave o de resolución difícil se deberá adoptar un plazo mayor para su resolución y comprobación de la eficacia.

 

Es necesario tener la certeza de la eliminación de las causas ya que, si lo que se ejecuta es una acción inmediata no se podrá asegurar que la causa no se volverá a repetir, y por tanto tendremos una repetición de la No Conformidad.

 

11.4 Control de los Registros

 

La norma, en el apartado 4.5.4, requiere el control de los registros. Los registros proporcionan evidencia objetiva de que se está cumpliendo con los requisitos marcados en el SGA y con la Norma ISO 14001:2004 y demuestran los resultados logrados por la organización.

 

Control de los Registros (4.5.4)


Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser legibles, identificables y trazables.

 

Para dar respuesta a este requisito de la norma, debemos poder responder a las siguientes preguntas:

 

  • ¿Cuáles son losregistros del Sistema de Gestión Ambiental?

 

  • ¿Cómo se gestionan?

 

  • ¿Cuáles son los plazos aplicablesa la conservación de cada tipo de registro?

 

  • ¿Quiénes son los responsables?

 

Cada registro debe hacer referencia al documento o actividad que lo ha generado, por lo que deben ser identificados o codificados de forma inequívoca. Para definir cuáles son los registros del sistema de gestión puede elaborarse un listado en el que se identifiquen todos los registros, tanto internos, como externos (certificados de cursos de formación, certificados de calibración, etc.).


Los registros deben archivarse de forma que la información que contienen se encuentre fácilmente disponible para su consulta y el archivo debe garantizar las condiciones de conservación. Esto puede asegurarse definiendo un responsable y un lugar de archivoCada registro tendrá asignado un tiempo concreto de conservación. El plazo dependerá del tipo de registro, de la cantidad generada en cada caso y de las implicaciones legales o de contrato. Lo más habitual es que los registros de calidad se guarden durante, al menos, 3 años (equivalente a un ciclo de certificación) y los registros legales se conserven durante 5 años.

 

Algunos de los ejemplos de registros ambientales son:

 

  • Registros de las revisiones efectuadas por la dirección

 

  • Registros de la educación, formación, habilidades y experiencia

 

  • Registro de requisitos legales aplicables

 

  • Registros de mantenimiento, calibración y verificación

 

  • Registros de los resultados de la evaluación de las compras

 

  • Registro de las acciones correctivas tomadas

 

  • Registro de las acciones preventivas tomadas

 

  • Resultados de las auditorias

 

  • Registros de quejas

 

Es necesario, además, tener en cuenta que si la organización dispone de documentos y/o registros en soporte informático debemos establecer documentalmente dicho control.

 

Este control consistirá en definir, como mínimo, la sistemática de acceso, la administración de permisos y la periodicidad de copias de seguridad.

 

11.5 Auditoría Interna I

 

El objetivo que se pretende con la realización de auditorías es conocer el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.

 

Las auditorías son una herramienta imprescindible para el seguimiento y la mejora continúa del Sistema.

 

La auditoría es el medio que tiene la empresa para comprobar el funcionamiento del Sistema en su conjunto y, por tanto, proporciona información acerca de los puntos débiles de la gestión ambiental planificada.

 

Su objetivo es comprobar el grado de implantación y la efectividad del Sistema de Gestión Ambiental.

 

En este apartado trataremos el origen, el concepto y los tipos de auditorías que se pueden encontrar en la actualidad, posteriormente la sistemática de preparación de la auditoría, el desarrollo de la misma y las conclusiones que pueden extraerse de este proceso.

 

Todo esto, teniendo en cuenta que la Norma exige en su apartado 4.5.5 un procedimiento documentado.

 

Conceptos

 

Se indican los siguientes conceptos extraídos de la Norma UNE-EN ISO 19011:2002- “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambienta”.

 

  • Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

 

  • Criterios de auditoría. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos frente a los que se compara la evidencia de la auditoría.

 

  • Evidencia de la auditoría. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.


Además, se destaca otro concepto de utilidad extraído de la Norma UNE-EN ISO 9000:2000- "Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario".

 

  • Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

 

Tipos de Auditorías



Las auditorías se pueden clasificar en los siguientes grupos:

 

Clasificación de las Auditorías Según el Alcance.

 

 

Clasificación de las Auditorías Según el Alcance

 

 Clasificación de las Auditorías Según el Sujeto:

 

  • Auditorías internas(o de primera parte). Se realizan por, o en nombre de, la propia organización, con intención de verificar que las actividades de gestión medioambiental y sus resultados cumplen con las disposiciones definidas, y evaluar su eficacia.

 

  • Auditoría externa. Es aquella realizada por otra entidad ajena a la empresacon el fin de establecer una relación contractual o bien conceder un certificado. Dentro de éstas se distinguen las auditorías de segunda parte (que se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes) y las auditorías de tercera parte (llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas).

 

Cuando se auditan juntos un sistema de la calidad y un sistema de gestión ambiental, se denomina auditoría combinada. A partir de ahora nos centraremos en el tipo de auditoría de Sistemas de Gestión Medioambiental de primera parte: auditoría interna.

 

11.6 Auditoría Interna II

 

Auditoría Interna de los Sistemas de Gestión Medioambiental, según la Norma ISO 14001

 

Requisito de la Norma UNE-EN ISO 14001 (apartado 4.5.5)

 

La organización debe realizar auditorías internas al Sistema a intervalos planificados para:

 

  • Determinar si el SGA:

 

  • Es conforme a lo planificado.

 

  • Es conforme a la norma.

 

  • Se ha implementado y se mantiene eficazmente.

 

  • Proporcionar información a la Dirección.

 

Al establecer el programa de auditoría debemos tener en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas.

 

El procedimiento de auditoría debe contener:

 

  • Criterios de auditoría.

 

  • Alcance de auditoría.

 

  • Frecuencia y métodos.

 

  • Responsabilidades para:

 

  • Planificar las auditorías.

 

  • Realizar las auditorías.

 

  • Informar sobre el resultado.

 

  • Mantener los registros.

 

Interpretación

 

La explicación del requisito del apartado 4.5.5 de la Norma ISO 14001:2004, se puede traducir en la necesidad de efectuar una planificación y realizar la ejecución de los programas de auditoría.

 

Los documentos resultantes de este proceso (plan de auditoría, informe de auditoría, etc.) constituirán un registro a conservar una vez finalizada la auditoría. La planificación de las auditorías consiste en:

 

  • Decidir cuál será el objeto y alcance de la auditoría.

 

  • Decidir quién o quiénes serán los auditores, que previamente han de estar cualificados para la realización de estas auditorías.

 

  • Desarrollar el método de la auditoría y documentarlo, según se haya estipulado en el procedimiento correspondiente [definir el(los) método(s) que se van a emplear en la ejecución de la auditoría. Por ejemplo, listas de comprobación, entrevistas personales, etc.) y los criterios de auditoría (decidir cómo se van a juzgar las evidencias encontradas durante la auditoría; por ejemplo, qué se va a considerar no conformidad)

 

En la ejecución de la auditoría se pondrán en práctica y utilizarán los métodos desarrollados en la planificación de la auditoría, recopilando las evidencias que sustenten las desviaciones encontradas.

 

Implantación del Requisito de Norma

 

La implantación del requisito pasará por la redacción de un procedimiento documentado que contemple todos los aspectos que se han señalado anteriormente.

 

Para la redacción de dicho procedimiento es necesario tener en cuenta los aspectos que se destacan a continuación:

 

Las auditorías deben planificarse a intervalos definidos. Lo más habitual es realizar una planificación anual (realizar una auditoría completa del sistema anualmente) y esta planificación puede aprobarse en la Revisión del Sistema por la Dirección.


La planificación incluirá las áreas a auditar y las fechas previstas para llevar a cabo la auditoría. En esta planificación se tendrán en cuenta la importancia medioambiental de las áreas a auditar y los resultados de las auditorías anteriores. Esta planificación queda formalizada en el documento “Planificación de auditorías” (Al final de este tema se puede encontrar un ejemplo de PLAN DE AUDITORÍA)


Previa a la realización de la auditoría, el equipo auditor asignado elabora el plan de auditoría. Dicho plan ha de recoger los departamentos a  auditar y el auditor asignado a cada uno de ellos. Es necesario tener en cuenta que el auditor ha de ser independiente del área auditada para mantener la independencia.


El plan queda formalizado en el documento “Plan de auditoría”

 

Los auditores asignados para llevar a cabo las auditorías internas han de cumplir los requisitos de cualificación que se hayan establecido en el perfil del puesto correspondiente. Además, los auditores deben ser independientes del área a auditar para que el proceso sea objetivo e imparcial.

 

Hay que señalar que también es posible que la auditoría interna la haga una empresa o una persona subcontratada por la organización. En este caso también es necesario definir los requisitos de cualificación.

 

La metodología a emplear en el desarrollo de la auditoría interna es muy diversa. Lo más habitual es la realización de entrevistas personales y el empleo de listas de comprobación.

 

En la realización de entrevistas, para determinar cuáles son las preguntas que se deben formular, así como a quién y en qué momento de la auditoría, es necesario conocer con detenimiento los cinco elementos básicos del Sistema de Gestión Ambiental:

 

  • El requisito.

 

  • La responsabilidad y autoridad.

 

  • La localización física correspondiente a cada requisito.

 

  • Los programas y procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental.

 

  • Los registros (la evidencia objetiva).

 

Las preguntas del auditor para comprobar esos cinco elementos serán del estilo:

 

¿Cómo se han...definido/documentado/comunicado los distintos requisitos exigidos por la norma?


Para determinar si se han implantado eficazmente los distintos requisitos del sistema de gestión medioambiental, será necesario revisar y evaluar cada uno de los requisitos, las listas de comprobación son una herramienta útil en la que se pueden extraer las preguntas que puede formular el auditor para determinar si se cumplen los requisitos de los distintos apartados de la Norma ISO 14001, teniendo en cuenta lo que exige la norma en cada uno de los requisitos.


Es importante destacar que a la hora de la elaboración de las listas de comprobación no sólo hay que tener en cuenta los requisitos de la Norma de referencia, sino los documentos del propio sistema de gestión ambiental, ya que las desviaciones (o no conformidades) que se detecten pueden ser debidas a incumplimientos de los requisitos de la norma de referencia o del propio sistema de la organización.

 

Es necesario tener en cuenta que la auditoría interna es un muestreo, por lo que para verificar el grado de cumplimiento e implantación de los requisitos de la norma de referencia se hará un muestreo de todos los registros generados para dar respuesta (evidencia) del cumplimiento de dichos requisitos con el fin de comprobar si se cumplimentan los registros y se realizan las actividades de la forma en que se describe en la documentación del sistema de gestión medioambiental.

 

Una vez finalizada la auditoría las desviaciones encontradas se recogen en un informe final.

 

Para la redacción de este informe es importante que se hayan definido previamente los criterios en base a los cuales se van a juzgar las evidencias encontradas en la auditoría.


Estos criterios son los que van a permitir la categorización de las no conformidades en función de su importancia.

 

Otro aspecto importante a tener en cuenta en la cumplimentación de este informe, es la redacción de las no conformidades, ya que dicha redacción ha de ser clara para que no haya dudas al respecto de cuál es realmente dicha no conformidad.

 

Las No Conformidades poseen tres componentes principales: magnitud, descripción del hecho, y evidencia del incumplimiento detectado.

 

 

  • Magnitud. Debe indicar la magnitud e importancia de los hechos.

 

Ejemplos de redacción:

 

  • En la mayoría de los casos se detecta…

 

  • Con carácter general…

 

  • En algún caso…

 

  • En x casos de y examinados se detecta…

 

  • En el caso…

 

  • A pesar de que se ha superado el período de implantación previsto en x meses, la nc… sigue aún sin cerrar.

 

  • El sistema de gestión medioambiental no contempla la aplicación de...

 

  • Descripción. Definición del requisito que se incumple.

    Ejemplos de redacción:

 

  • "no se presenta evidencia de ...”

 

  • “en los registros analizados ...”

 

  • “no se ha aportado ...”

 

  • Evidencia. La prueba.

    Siempre que seafactible se deben reseñar las evidencias observadas, tales como:

 

  • Identificación de los registros;

 

  • Identificación de los equipos;

 

  • Identificación de los documentos del sistema, etc.

 

Cuando el auditor o el equipo auditor ha cumplimentado el informe de auditoría, es necesario comunicar los resultados tal cual especifica la norma.

 

Las formas más habituales de dar cumplimiento a este requisito son la inclusión de un listado de asistentes con sus firmas como anexo al informe final de auditoría, si se realiza una reunión final con los auditados y el equipo auditor, o la distribución de copias de dicho informe de auditoría.

 

El último paso para la finalización de una auditoría es la propuesta de acciones correctivas o preventivas a las no conformidades detectadas en el informe final de auditoría. Es necesario indicar que la organización abra acciones correctivas de todas las no conformidades detectadas en el informe de auditoría.

 

Con respecto a las observaciones que se detectaran es suficiente conque se lleve a cabo un tratamiento inmediato (solución de la no conformidad) siempre que se confirme que el problema encontrado es puntual, sino se recomienda abrir una acción correctiva como en el caso anterior. 

 

Tipos de Tratamientos

Los responsables del análisis de causas y de la implantación de las acciones correctivas lo normal es que sean las personas del departamento en el que se haya encontrado la no conformidad. La comprobación de la eficacia y cierre de las acciones puede estar compartida entre el responsable de departamento y/o el responsable de medioambiente, según se decida en la organización.

 

RESUMEN

 

  • En el SGA hay que hacer un seguimiento y medición de las características fundamentales de las operaciones y actividades que pueden tener un impacto significativo sobre el Medio Ambiente.

 

  • Una de las herramientas más importantes con las que cuenta el SGA para la mejora continua es la detección y corrección de no conformidades, con el establecimiento de las acciones correctivas y preventivas.

 

  • La realización de auditorías pretende conocer el funcionamiento del SGA y son otra herramienta imprescindible para el seguimiento y la mejora continua del sistema.

 

  • Existen distintos tipos de auditorías: según el alcance (de producto, de procesos y de sistemas de gestión medioambiental) o según el sujeto (auditorías internas y externas).

 

  • Las organizaciones deben realizar auditorías internas al sistema a determinados intervalos.

 


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